La rapida evoluzione tecnologica avuta dagli anni '70 in poi ha portato con sé tante nuove utilità per le aziende, tra le quali lo sviluppo dei software gestionali. Lo stocking di crescenti quantità di risorse e di informazioni nei magazzini e nelle sedi delle aziende ha portato alla necessità di semplificare e automatizzare i processi, per mantenere alti gli standard di efficacia e di qualità del lavoro e, contemporaneamente, ridurre i costi.

Oggi la gestione documentale, spesso definita genericamente come Sistema di Gestione Documentale (DMS), è l'uso di un sistema automatizzato di computer e software per archiviare, gestire e tenere traccia dei documenti e delle immagini che contenevano informazioni su supporto cartaceo, successivamente digitalizzati attraverso l'utilizzo di uno scanner.  La gestione documentale comprende tutti i processi di conservazione, gestione e tracciamento dei documenti elettronici. La norma ISO 12.651-2 definisce il termine documento come "una serie di informazioni registrate che può essere considerata come singola unità", definizione un po’ complicata, ma cerchiamo di capirci qualcosa.

Possiamo definire la gestione documentale come il gruppo dei software che controlla e organizza i documenti all'interno di un’azienda. Essa include sistemi di recupero informazionale di documenti e sistemi di acquisizione di contenuti, flussi di lavoro, archivi, e tutti i processi di controllo annessi.

I software gestionali, che nacquero negli anni 70-80 grazie allo sviluppo della programmazione informatica per le aziende, per gli uffici e per i vari enti privati e pubblici, furono quindi creati per facilitare i compiti di contabilità, di gestione del magazzino, di organizzazione della produzione, di immagazzinamento dei dati e successivamente cominciarono anche ad entrare nei flussi di gestione finanziaria.

A partire dagli USA, infatti, cominciò il processo di dematerializzazione dei documenti, con un aumento dei posti di lavoro e di possibilità per tutti coloro che avevano acquisito la capacità di digitalizzare documenti attraverso scanner e relativi software. Anche l’inserimento di basi di dati (database) ha permesso agli utenti delle aziende di immagazzinare ancora più dati e, non solo, ha permesso alle aziende di recuperare le informazioni in modo rapido per qualsiasi richiesta e anche quando la mole di dati era enorme.

Alcune delle caratteristiche - chiave della gestione documentale che hanno facilitato i processi aziendali includono:

• Il check-in / check-out dei files, per coordinare la modifica simultanea di un documento in modo che le modifiche di un operatore non sovrascrivano quelle di un altro;
• Il controllo delle versioni, in modo da tenere sempre registrate le variazioni di un documento e analizzare come l'attuale versione si differenzia dalle versioni che l'hanno preceduta;
• Roll-back, per "riattivare" una versione precedente in caso di errore o di rilascio prematuro;
• Audit di controllo, per consentire la ricostruzione di quali operatori hanno modificato il documento e in che modo lo hanno fatto, durante tutto il corso della permanenza del documento nel sistema.

La gestione documentale ultimamente è considerata come parte della gestione dei contenuti aziendali. Oggi più che mai, abbiamo a che fare quotidianamente con grandissime quantità di informazioni e la maggior parte di esse non sono create da noi, ma sono condivise da terzi. Grazie all'integrazione di una vasta gamma di fonti come il Web, chiavette USB, smartphone, abbiamo quotidianamente a che fare con informazioni di tutti i tipi: non solo in termini di media, come file immagini, video e audio, ma di come tutti questi files sono interpretati dai software; per questo motivo, anche i gestionali devono essere sempre più potenti per riuscire a gestire più dati, ed, in questo senso, stiamo assistendo ad una serie di migliorie che renderanno i vecchi sistemi obsoleti.